Avvikelsehantering
Ett avvikelsehanteringssystem underlättar arbetet för alla att registrera avvikelser och förbättringsförslag. Enligt ISO och FR2000 är det dessutom en förutsättning för det systematiska förbättringsarbetet.
För många verksamheter är hantering av avvikelser ett av det svåraste kravet att leva upp till. Avvikelsehanteringen finns som standardkrav i ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 samt i FR2000.
Det grundläggande i avvikelsehanteringen är att verksamheten dokumenterar vilka fel och brister som upptäckts och åtgärdar felet. Därefter ska verksamheten komma till rätta med problemet genom att hitta grundorsaken till avvikelsen och ta fram åtgärder så att avvikelsen inte kan uppstå igen.
I grund och botten är avvikelsehantering en ganska enkel rutin. Därför är det är viktigt att man har en enkel avvikelserapport som snabbt kan fyllas i.
De avvikelsehanteringssystem som PDCA Portalen tillhandahåller ska säkerställa att:
- det finns ett smidigt och enkelt sätt att kunna rapportera in olika förbättringsförslag, interna avvikelser, leverantörsavvikelser, transportskador och reklamationer.
- både enskilda och systematiska fel snabbt kan identifieras och rapporteras in.
- alla medarbetare har möjlighet (tillgänglighet) till att förbättra verksamheten.
- om verksamheten består av flera filialer ska systemet vara tillgängligt för alla. Detta för att säkerställa att en avvikelse inte sker på mer än ett ställe. Dvs verksamheten lär av varandras förbättringar och avvikelser.
- det ska finnas möjlighet till uppföljning när felen är åtgärdade. Detta för att säkerställa att tex. den förändrade rutinen har fått avsedd effekt.
En smidig avvikelsehantering tillför stort värde till en verksamhet där såväl stora som små problem lyfts till ytan och kan åtgärdas.